Vie associative en temps de pandémie : continuer grâce à la solidarité et la créativité

Publié le 07 avril 2020 par NEOMA

• Vie étudiante

Depuis le 16 mars, la vie sur les campus de NEOMA s’est suspendue. Si l’annonce du confinement a été un véritable coup dur pour les associations étudiantes, leurs membres ont immédiatement fait preuve d’une grande solidarité et l’entraide est devenue un maître mot. Loin de se laisser abattre, les étudiants s’organisent pour assurer la continuité de leurs activités. Débrouille, plan D, créativité et ingéniosité sont au rendez-vous ! Portraits croisés. 

NEOMA peut se prévaloir d’une vie associative très riche. Art, culture, multimédia, business, entrepreneuriat, actions responsables et solidaires, sport, aventure, plus de 1200 étudiants portent des projets et contribuent à la vie de l’école tout au long de l’année.

Un enjeu commun : élections et passation pour les nouveaux bureaux

L’élection d’un nouveau bureau est un moment clé dans la perpétuation de l’activité d’une association étudiante. Listes et candidatures représentent un réel enjeu, mais la crise du Covid-19 et le confinement sont venus chambouler les agendas. 

Johan Dallemans - Président de la Team Challenge Rouen explique : “ Le nouveau bureau a été élu tout dernièrement grâce à une réunion sur Zoom. L’an passé, les élections avaient eu lieu après le Challenge Écricome, les candidats savaient donc à quoi ils s’engageaient et pouvaient juger s’ils avaient les épaules pour porter un tel événement. Malheureusement cette année, en raison de l’annulation du Challenge, nous faisons face à une situation inédite : les étudiants qui nous remplaceront dans l’association n’auront pas vécu l’événement qu’ils devront organiser l’an prochain. Pour cette élection, nous avons donc modifié notre procédure. Nous avons fait parvenir aux candidats un document explicatif détaillé pour qu’ils aient pleinement conscience de la charge de leur future mission et nous leur avons demandé une vidéo de motivation, afin que chacun décrive la manière dont il percevait son poste et explique ses idées pour la prochaine édition. C’était aussi une façon de rendre égalitaire le vote, afin que les votants puissent procéder au scrutin en ayant une bonne connaissance des candidats et de leurs projets. On attendra la fin du confinement pour se faire un week-end de passation tous ensemble. Et on sera là aussi l’année prochaine, pas en physique, mais moralement pour soutenir le nouveau bureau et répondre à leurs questions !”

Certaines associations, dont le calendrier est un peu anticipé ont pu couper au stress de l’organisation d’élections à distance. C'est le cas par exemple d’Altéo Conseil, la Junior-Entreprise de Rouen. David Athéa, son Secrétaire Général sortant témoigne :
“Cette année, pour des raisons totalement indépendantes des événements actuels, nos élections ont été anticipées. Nous n’avons donc pas eu à gérer d’élections à distance. Quant à la passation, Altéo Conseil est labélisé depuis plusieurs années ISO 9001. Cette norme garantit une parfaite continuité de service et la passation est assurée. Nous travaillons de manière très structurée sur des processus et des boucles de passation avec retour sur expérience, ou encore des fiches de postes.”.

Une situation partagée par sa camarade rémoise, Mylène Coudreuse, Présidente de NEOMA Reims Conseil, la Junior-Entreprise du campus rémois, jusqu’au 1er avril. “Pour nous, le nouveau bureau et le conseil d’administration ont été élus en janvier, ce qui nous a permis de travailler ensemble, sortants et entrants, avant le confinement. On appelle beaucoup nos remplaçants, on les motive, mais ils le sont déjà ! “

Le nouveau Président de NEOMA Reims Conseil, Benjamin Léger, complète : “Depuis deux semaines, la passation se fait à distance. On s’en sort parce qu’on est en contact permanant et que l’on communique de manière efficace, à grand renfort de réseaux sociaux : Messenger, Snapchat, Zoom, Skype. On s’assure que l’info circule bien entre tous les membres de la Junior Entreprise et nous mettons tout en œuvre pour créer une ambiance conviviale et familiale de travail”.

Pour Célia Bernardo, Présidente d’Envie D’Sup (Rouen), cet état d’esprit est primordial et partagé : “On s’envoie de nombreux messages pour s’assurer que tout le monde aille bien. La solidarité et la famille, ce sont des valeurs essentielles au sein de NEOMA et on les ressent beaucoup en ce moment”.

Se découvrir une passion pour les aspects juridiques

Audits, assemblées générales, annulations de dernière minute, les membres des associations de NEOMA se démènent pour rentrer dans les clous des statuts et des contrats. Un vrai défi en période de confinement. Johan Dallemans, Président de la Team Challenge Rouen, raconte : “ Suite à l’annonce de l’annulation du Challenge Écricome, nous nous sommes réunis en urgence pour faire le point sur les dépenses engagées. On a épluché les contrats et nous nous sommes alors penchés sur les conditions générales de vente et on s’est pris d’amour pour les conditions juridiques d’annulation notamment” plaisante le jeune homme. “Je pense par exemple aux bus qui avaient été réservés pour transporter les étudiants jusqu’à Marseille (ville hôte du challenge Ecricome 2020). Nous procédons actuellement à ce suivi pour rentrer dans nos frais et rembourser les étudiants inscrits au challenge.”

La Junior-Entreprises de Reims a quant-à-elle, subi son audit annuel en plein confinement. “Lorsque l’on a appris la fermeture des campus, nous avons récupéré un maximum de documents papiers et nous les avons numérisés” expose Benjamin Léger, nouveau président de NEOMA REIMS Conseil “Actuellement, la plupart de nos documents sont confinés... avec des personnes confinées ! Mais nous avons accès aux documents essentiels et c’était une priorité”. “L’audit se fera sur Skype en visio et nous présenterons les documents aux auditeurs de cette façon.” conclut Mylène, la présidente sortante. 

Célia Bernardo, Présidente d’Envie D’Sup de Rouen a dirigé une assemblée Générale de clôture confinée. “Je me suis dit qu’on allait tout simplement l’organiser via Zoom” explique-t-elle. “Mais en réalité, nos statuts n’étaient pas véritablement explicites sur ce point. Comme cette assemblée revêt une grande importance pour notre fonctionnement, il n’était pas question qu’elle ne soit pas organisée dans les règles de l’art. Renseignements pris auprès du service juridique de NEOMA, il s’est avéré qu’elle pouvait se tenir sous plusieurs conditions : l’envoi d’un ordre du jour à distance et que chacun puisse prendre la parole et c’est ce que nous avons fait.”

Trouver des alternatives pour poursuivre les missions

Cette pandémie impose un bouleversement des habitudes en termes de gestion de la vie associative et donne lieu à des situations innovantes et pleines d’espoir ! 

David Athéa, Secrétaire Général - Altéo Conseil de Rouen, en donne un exemple éclairant. “ Notre activité est dématérialisable en quasi-totalité et nous poursuivons nos missions en télétravail. On continue à signer des études auprès de clients et les 6 études commencées avant le confinement suivent leur cours. Seules les phases de terrain sont reportées. Nous rencontrons cependant une situation un peu originale. En raison du confinement : la trésorière qui est originaire de Nouvelle-Calédonie est rentrée chez elle et la Présidente est partie en échange au Pérou. Donc, actuellement, quand on fait des réunions, on jongle entre 3 fuseaux horaires. C'est vraiment inédit, parce que du coup, on n’est même pas le même jour ! Il faut se mettre d’accord sur la date du compte rendu !”

Pour Manon Morel, Présidente de la Comédie Musicale 2020 de Reims, le défi est de trouver une alternative à un événement attendu : “L’annonce du confinement a été un immense choc pour notre association. Cela fait 2 ans que je travaille sur le projet “Toutankhamon, l’ascension d’un roi”.  On donne tous nos weekends depuis 6 mois à cette comédie musicale, sans compter les heures de répétitions, de création des costumes, des décors... Personne au sein de l’association ne se voyait purement et simplement renoncer. Nous avons annulé les représentations des 20 et 21 mars, et attendons le déconfinement pour recontacter la salle de spectacle et mener à bien au moins une représentation devant le public si les conditions sont à nouveau réunies d’ici le mois de juillet. Si ce n’est pas possible, nous pensons organiser une représentation à huis clos, avec une captation vidéo pour diffuser un film du spectacle et le partager avec le public. Nous maintenons des répétitions à distance. Ce n’est pas simple pour les danseurs dont je fais partie mais je sais que les choristes répètent leurs textes et leurs chansons ensemble sur Zoom !”

Une inventivité partagée par Célia Bernardo et les membres d’Envie D’Sup de Rouen, “Dans le cadre de l’accompagnement que nous avons mis en place pour nos tutorés de première et de terminale, un concours d’éloquence était prévu. Plusieurs ateliers de préparation, des exercices de prise de parole et de stature avaient eu lieu. Nos élèves s’étaient entrainés et étaient très motivés pour passer à un oral devant l’ensemble des tuteurs et des tutorés, ainsi qu’un jury de 4 personnes. En raison du confinement, conserver le concours dans sa forme initiale était impossible. Nous avons donc réinventé son format en version numérique. Et c’est un vrai concours à distance que nous avons organisé. Nous avons challengé nos tutorés et nous leur avons proposé de se filmer et de nous envoyer leur prestation vidéo. Les membres du Jury ont vraiment bien joué le jeu et ils évalueront les différentes prises de parole avec une grille de notation précise et ils partageront leurs retours et des conseils aux élèves pour qu’ils continuent de s’améliorer. Les gagnants désignés par le jury recevront un prix.”


Autant d’initiatives qui démontrent, plus que jamais, l’engagement des étudiants de NEOMA dans la vie associative et l’importance qu’elle occupe dans leur cursus. L’occasion d’adresser un immense coup de chapeau à tous les néomiens investis de près ou de loin dans la poursuite de l’activité de leurs associations. Bravo pour leur créativité et leur persévérance, toujours dans l’esprit cher à NEOMA : #StayAtHome_StayPassionate ! 

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